En cas de litige entre un salarié et son ancien employeur des règles permettent la communication de documents ou de pièces dans le cadre d’une procédure judiciaire ou d’une demande de document administratif (CADA). Mais, l’article 15 du RGPD permet à toute personne d’exercer son droit d’accès pour savoir si des données qui la concernent sont traitées puis d’en obtenir, si elle le souhaite, la communication dans un format compréhensible. Ce droit peut-il être exercé si la demande concerne des mails professionnels ?
Un salarié peut-il accéder ou demander la copie de courriels (mails) professionnels lorsqu’il n’est plus en poste ou en litige avec l’employeur ?
La CNIL a répondu “oui” à cette question.
En effet, les salariés peuvent demander à tout moment une copie de toutes les données les concernant : copie d’un bulletin de paie, état d’un compte épargne-temps, mais aussi les enregistrements téléphoniques, relevés des badgeuses, ou encore des messages envoyés via le mail professionnel, y compris lorsqu’un employé n’est plus en poste ou est en litige avec vous.
Mais, lorsqu’il répond à une demande de droit d’accès d’un salarié à des courriels professionnels, l’employeur doit apprécier l’atteinte au droit des tiers que représenterait cette communication.
Les règles à respecter en matière de droit d’accès
- L’organisme doit s’assurer de l’identité du demandeur
- L’organisme doit répondre gratuitement à la demande
- Le droit d’accès porte sur des données personnelles et non sur des documents
- L’exercice du droit d’accès ne doit pas porter atteinte aux droits des tiers
L’employeur va ainsi devoir faire un tri entre les messages communicables et ceux qui ne le sont pas, voire refuser la communication dans certains cas.
Cas de refus de communication de l’employeur
Cas de refus de communication 1 : un employeur pourra refuser de faire droit à une demande de communication de courriels contenant des informations qui porteraient atteinte à la sécurité nationale ou à un secret industriel. Ces arguments ne pourront pas être invoqués par l’employeur sans justification étayée auprès du demandeur.
Cas de refus de communication 2 : un employeur pourra refuser de donner suite à une demande de communication de courriels portant sur une enquête disciplinaire et dont le contenu, même caviardé, pourrait permettre au demandeur l’identification de personnes dont il ne devrait pas avoir connaissance.
Sources
Article 15 du règlement général sur la protection des données (Droit d’accès de la personne concernée)
CNIL, Le droit d’accès des salariés à leurs données et aux courriels professionnels publié le 05 janvier 2022
